10 Cara Membangun Supply Chain yang Efektif dan Efisien

Supply chain yang efektif dan efisien adalah salah satu tanda kalau supply chain anda terkelola dengan baik. Karena itulah, penting untuk anda mengetahui seberapa efektif dan efisien kah supply chain anda sekarang ini. Pertanyaannya, apakah anda tahu apa perbedaan antara supply chain yang efektif dan efisien? Plus, bagaimana mendapatkan keduanya?

Nah, pada postingan kali ini, kita akan membahas tentang perbedaan tersebut dan cara mendapatkan keduanya.
Tapi sebelum itu, saya mau mengajak anda untuk bergabung dengan scmguide telegram channel lebih dulu karena bakal banyak sekali artikel-artikel bermanfaat seputar supply chain management yang akan dibahas di blog ini. Jadi, pastikan anda ngga ketinggalan artikel terbarunya.

Apa itu supply chain

Supply chain adalah sebuah network antara perusahaan dan supplier-nya untuk memproduksi dan mendistribusikan produk tertentu ke end customer.

Network ini mencakup berbagai aktifitas, orang, perusahaan, informasi, dan resources.
Perusahaan mengembangkan supply chain mereka untuk bisa mengurangi biaya yang dikeluarkan dan tetap kompetitif dalam persaingan bisnis.

Berbicara tentang supply chain, tentu ngga lepas dari apa yang disebut dengan supply chain management (SCM). Supply chain management (SCM) adalah proses yang sangat penting karena kalau supply chain berhasil dioptimalkan, biaya yang anda keluarkan akan menjadi lebih rendah dan siklus produksi pun menjadi lebih cepat.

Supply chain melibatkan berbagai langkah untuk memastikan produk atau jasa sampai ke customer. Termasuk bagaimana memindahkan dan mengubah raw materials menjadi finish goods, mengangkut produk tersebut, dan mendistribusikannya ke end users.

Organisasi yang terlibat dalam supply chain meliputi produsen, vendor, gudang, perusahaan transportasi, distribution center, dan retailer.

Elemen supply chain mencakup semua fungsi yang dimulai dengan menerima pesanan untuk memenuhi permintaan customer. Fungsi tersebut meliputi product development, marketing, operation, distribution network, keuangan, dan customer service.

Supply chain management (SCM) adalah bagian yang sangat penting dari proses bisnis. Ada banyak mata rantai berbeda dalam supply chain yang membutuhkan keterampilan dan keahlian.

Ketika supply chain management anda efektif, itu akan bisa menurunkan keseluruhan biaya perusahaan dan meningkatkan profit anda. Kalau satu mata rantai rusak, itu bisa mempengaruhi rantai lainnya dan biaya yang dikeluarkan bisa jadi sangat tinggi.

Efektif VS efisien

Oke, sekarang kita mulai dari apa yang disebut dengan efisien. Kalau kita berbicara tentang efisiensi, biasanya kita akan berbicara tentang hal-hal yang berkaitan dengan sebanyak dan sebaik apa resources yang ada digunakan untuk memastikan sistem berjalan dengan baik. Sedangkan ffektif, bisa kita bilang, mengacu pada sejauh mana suatu proses menghasilkan apa yang diharapkan atau ditargetkan.

Nah, berkaitan dengan supply chain, sangat mungkin kalau suatu supply chain itu efektif tapi ngga efisien, atau sebaliknya. Jadi cuma salah satu saja.

Pertanyaannya, kalau ingin dapat dua-duanya bagaimana? Ayo kita teruskan.

Supply chain seperti apa yang efisien?

Supply chain yang efisien adalah supply chain yang memanfaatkan resources yang dimilikinya secara maksimal, baik itu keuangan, manusia, teknologi, atau pun fasilitas fisik lainnya.

Ini termasuk meminimalkan biaya material dan pengemasan serta mengurangi waktu pemborosan.

Supply chain seperti apa yang efektif?

Supply chain yang efektif adalah supply chain yang berhasil memenuhi, atau bahkan melebihi, tuntutan yang diberikan oleh para pemangku kepentingan, seperti customer, partner, atau bahkan supplier anda. Jadi, apa bedanya?

Supaya anda bisa membedakannya, anda perlu tahu beberapa karakteristik utama dari masing-masing istilah yang membuatnya berbeda satu sama lain.

Misalnya, kalau supply chain anda efisien, proses akan berjalan sangat cepat dan anda bisa mengirimkan produk akhir anda ke customer anda. Tapi, belum tentu produk anda memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer anda.

Dalam kasus ini, supply chain anda bisa dibilang efisien karena waktu pengiriman ke customer berlangsung cepat seperti yang diharapkan, tapi ngga efektif karena produk yang dikirim berkualitas buruk. Dan karena itu, ngga memenuhi spesifikasi yang diharapkan customer anda.

Bisa menangkap maksudnya kan? Di sisi lain, supply chain anda bisa dibilang efektif kalau anda berhasil memberikan layanan atau produk berkualitas kepada customer anda sesuai dengan spesifikasi yang mereka harapkan.

Tapi, dalam kasus ini, supply chain anda bisa dibilang ngga efisien kalau produk tersebut membutuhkan waktu dan resources yang melebihi dari kebutuhan seharusnya sebelum produk tersebut bisa dikirimkan ke customer anda.

Sudah terlihat bedanya kan?

10 cara membangun supply chain yang efektif dan efisien

Sekarang kita masuk ke bagian pentingnya. Bagaimana membangun supply chain yang efektif dan efisien?

Anggap ada dua jaringan bisnis yang punya konsep serupa. Produknya serupa dan target pasarnya pun serupa. Tapi, perusahaan yang satu terus menerus unggul dari yang lainnya.

Kenapa bisa begitu?

Supply chain yang dikelola dengan lebih baik, sering kali menjadi faktor penentu apakah bisnis anda akan unggul atau ngga.

Dan berikut ini adalah 10 cara membangun supply chain yang unggul dengan semakin efektif dan efisien.

Bersikaplah transparan

Langkah pertama yang harus anda lakukan dalam supply chain management (SCM) anda adalah untuk mengupayakan transparansi di seluruh hubungan antara sourcing, procurement, dan logistik perusahaan.

Transparansi sangat penting supaya anda bisa mengelola biaya dan menentukan serta memenuhi ekspektasi customer.

Transparansi akan membangun kepercayaan di antara mitra supply chain. Dan seiring waktu, hal itu akan membuat hubungan yang kuat dan andal serta mampu menopang bisnis anda untuk sukses.

Kelola resiko

Strategic supply chain management bukan cuma tentang mendapatkan produk dan layanan dengan harga terbaik. Tapi juga tentang memperkirakan kemungkinan adanya gangguan yang bisa mengganggu jalannya operasional supply chain anda.

Risk management yang baik bisa berarti kalau komoditas dan material penting anda punya double source. Itu juga bisa berarti anda paham sepenuhnya kekuatan, kelemahan, dan kemampuan supplier anda.

Dan risk management yang baik juga berarti anda punya rencana darurat yang bisa segera dijalankan kalau terjadi gangguan supply chain.

Hormati kontrak

Namanya kontrak jelas harus dipatuhi kan?

Supply chain yang kompleks selalu membutuhkan audit compliance yang terus menerus. Anda juga akan membutuhkan rekonsiliasi faktur, evaluasi biaya pengiriman, klausul biaya tambahan, dan rincian kontrak lainnya.

Jangan sampai anda ngga comply dengan kontrak karena itu bisa menimbulkan tambahan biaya yang harus anda tanggung. Pastikan anda menunjuk orang yang tepat untuk hal ini.

Komunikasikan

Komunikasi dua arah secara konsisten akan membuat berbagai fungsi supply chain anda bisa bekerja sama dengan baik. Itu akan memungkinkan anda mengirimkan produk anda untuk diterima tepat waktu oleh customer.

Komunikasi dua arah antar fungsi supply chain akan membuat semuanya tetap terkoneksi dan berjalan sesuai jadual.

Supply chain management cuma akan menjadi sebuah istilah saja kalau anda ngga memastikan supplier, service provider, manajer logistik, dan fungsi operasional lainnya untuk berkomunikasi secara efektif dan teratur.

Manfaatkan teknologi

Supply chain management (SCM) bisa menjadi pekerjaan yang sangat kompleks.

Teknologi bisa membuatnya menjadi gampang dikelola.

Teknologi bisa memberikan anda data yang anda butuhkan untuk ditindaklanjuti dan membantu anda mengambil keputusan supply chain yang tepat.

Jadi, pastikan anda, atau partner supply chain anda, punya teknologi untuk membantu mengatasi masalah sebelum terjadi dan memberi anda dashboard yang anda butuhkan untuk mengelola jalannya operasional anda.

Berkolaborasi

Kalau kita analogikan supplier, distributor, dan operator adalah roda gigi dalam sebuah mesin supply chain, maka kolaborasi adalah sebuah kopling yang akan memungkinkan mereka berinteraksi secara efektif satu sama lain untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Kolaborasi antara R&D, procurement, dan supplier akan memastikan anda mendapatkan produk yang tepat dengan harga yang tepat pula.

Kolaborasi juga menjadi penting kalau anda ingin tahu bagaimana biaya bahan baku dari supplier dipengaruhi oleh hasil, tenaga kerja, dan kebutuhan margin mereka.

Kemampuan anda untuk menegosiasikan harga terbaik akan bergantung pada informasi tersebut. Dan anda hanya akan mendapatkan itu dari kolaborasi yang baik antara supplier, customer, dan logistik.

Pahami siapa yang bertanggungjawab

Harga pembelian material yang ada di kontrak hanyalah sebagian dari keseluruhan fungsi sourcing atau procurement saja.

Masih ada lagi biaya transportasi, distribusi dan biaya pengiriman barang, biaya tambahan bahan bakar, dan faktor-faktor lain yang semuanya merupakan bagian dari biaya supply chain secara keseluruhan.

Seorang supply chain manager akan mampu memilah dan menganalisa keseluruhan biaya tersebut sehingga bisa dikelola dan dipertanggungjawabkan. Itu akan membantu anda menjaga total biaya yang diperlukan suatu produk agar bisa tetap diprediksi dan dikendalikan.

Kelola hubungan

Anda tentu tahu pentingnya mengelola hubungan dengan supplier atau pun customer anda.

Hubungan tersebut butuh perhatian anda.

Anda bisa melakukannya dengan melakukan tinjauan kinerja secara rutin, pertemuan antar top management, atau membuat perencanaan bisnis bersama untuk memperkuat kemitraan dan mencapai efisiensi yang lebih besar lagi.

Lakukan kustomisasi

Supply chain management (SCM) yang kuat akan membantu anda mengidentifikasi sumber yang bisa anda andalkan dan jaringan distribusi yang baik supaya produk anda tetap tersedia untuk customer.

Supply chain management (SCM) bisa memberikan laporan data sesuai dengan kebutuhan anda karena anda tentu tahu kalau setiap bisnis itu unik dan supply chain yang efektif perlu mencerminkan hal itu.

Pekerjakan spesialis

Dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman khusus untuk bisa mengelola berbagai fungsi supply chain serta secara efektif memahami dan memanfaatkan market trend.

Supply chain management (SCM) yang sukses selalu mempekerjakan talenta terbaik di setiap fungsinya.

Anda bisa merekrut para ahli tersebut secara langsung atau menggunakan jasa pihak ketiga yang memang berkompeten di bidang tersebut.

Bagaimana mempertahankan supply chain yang efektif dan efisien

Pertanyaannya selanjutnya, setelah anda mendapatkan supply chain yang efektif dan efisien, lalu bagaimana cara mempertahankan kondisi tersebut?

Gampangnya, untuk mempertahankan supply chain yang efisien, sebagian besar akan berkaitan dengan bagaimana melakukan operasional terbaik secara internal.

Sedangkan untuk menjadi efektif, anda memerlukan pertimbangan faktor eksternal untuk memenuhi permintaan dari pihak eksternal pula.

Untuk meningkatkan efisiensi supply chain anda, anda harus melakukan review berkesinambungan proses internal anda secara menyeluruh untuk memastikan kalau resources, waktu, dan uang anda digunakan untuk menyelaraskan semua proses serta mengurangi pemborosan dan kesalahan.

Sedangkan untuk meningkatkan efektifitas, anda perlu menjalin komunikasi yang baik dengan para pemangku kepentingan eksternal untuk meningkatkan standar produk dan layanan yang anda berikan.

Kesimpulan

Mendapatkan supply chain yang efektif dan efisien sangatlah mungkin untuk dilakukan.

Pastikan anda memanfaatkan semua resources yang anda miliki dengan maksimal untuk mendapatkan supply chain yang efisien. Plus, pastikan dengan supply chain yang efisien itu, ekspektasi dari customer, partner, atau supplier anda tetap terpenuhi.

Dengan begitu, supply chain yang efektif dan efisien akan menjadi senjata anda untuk memenangkan persaingan melawan kompetitor anda.

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”

 

Source : scmguide.com

---